Часть 1. Форматирование документов

Новиков М.Г.
18.03.2005

Часть 1 — Часть 2Часть 3

Предисловие от 2015 г.

Эта статья написана 10 лет назад, в 2005 году, и все примеры в ней даны с использованием актуальной на тот момент версии Word 2003. Тем не менее, все те же кнопки присутствуют и в новых версиях редактора, только они расположены теперь не на панели форматирования, а на первой же вкладке «Главная» в группах «Шрифт» и «Абзац».

Да, прошло 10 лет, а люди как не умели работать в Word, так и не научились. Поэтому эта статья не менее актуальна и сегодня.

Вступление

Работая на госпредприятии, я с негодованием наблюдаю вокруг себя такую картину. Люди, работавшие ранее на печатных машинках, постепенно пересаживаются за компьютеры, но существенного облегчения им это не приносит. Дело в том, что они один к одному пытаются перенести приёмы работы с печатной машинкой на компьютер. В результате, созданные таким способом документы абсолютно нельзя при необходимости быстро подкорректировать. Тексты «ползут», всё куда-то «прыгает» и исчезает. Текст не слушается, получается косым, кривым, и в итоге ничего не получается. Знакомая картина?

Итак, эта статья адресована людям, по долгу службы посаженным за компьютер для набора различных документов. В этой статье я изложу несколько до безобразия простых правил, и у вас всё встанет на свои места. Поймите, что от печатной машинки в компьютере осталось только расположение клавиш с буковками. В компьютере даже пробел выполняет совсем другую функцию…

Всё это я пытаюсь довести до своих коллег на работе. Но фактически я бьюсь головой о стену. Правда, последнее время я уже перестал этим заниматься. Если люди ничего не усвоили за 5 с лишним лет (они ничего не усвоили и за 20 лет), то какой смысл биться дальше? Вслух они всё сваливают на свой возраст, но на самом деле им просто это не нужно. Всегда есть Максим, который при необходимости быстро подправит даже самый ужасный документ…

Если вы всё еще читаете эту статью, значит вы заинтересованы в правильном наборе документов, и у вас все получится. Главное, что вам напрягаться-то и не нужно! Нужно просто захотеть 1 раз подумать на эту тему, сломать всего лишь только один психологический барьер!

Глава 1. Какой у вас компьютер?

Если только вы не хотите взбесить знакомого компьютерщика, НИКОГДА не отвечайте на этот вопрос, прочтя название типа «Dell» на корпусе процессорного блока (большой прямоугольный ящик под столом, который вы постоянно пинаете ногами) или «Viewsonic» на мониторе! Это название вообще никому ни о чём не говорит. На этот вопрос надо ответить тем минимумом, который вы просто ОБЯЗАНЫ знать назубок, причем для вашего же удобства, а именно поколение (и желательно частоту) процессора! Эти магические цифры в большинстве случаев позволят вам быстро получить консультацию по телефону у знакомого компьютерщика, ибо от поколения и частоты процессора многое зависит. В частности, можно почти всегда сказать, сможет ли определённая программа работать на вашем компьютере или нет. По той же причине очень настоятельно рекомендую знать версию вашей операционной системы (порой это даже важнее поколения процессора).

«Не хочу забивать голову всякой ерундой! Я не знаю этого, и не хочу знать!» — воскликните вы, — «У меня полно других забот! Я и так неплохо печатаю на компьютере!» А всего лишь надо переписать пяток слов с экрана на листочек, и засунуть последний под уголок монитора. Поверьте, что это вам рано или поздно пригодиться. А пока система работает, узнать это можно до неприличности просто:

У вас на рабочем столе (так называется фоновая картинка, которую так любят постоянно менять секретарши) есть несколько значёчков, называемых иконками. Один из них называется «Компьютер» или «Мой компьютер» в том смысле, что это именно ваш компьютер, а не мой. Щелкните на нем правой кнопкой мышки. ПРАВОЙ я говорю!!! Извините… привычка…

Если вы щелкнули тем, чем я сказал, на том, на чём я сказал, что уже говорит о вашем незаурядном интеллекте, то рядом с иконкой появится т.н. контекстное меню, то есть список пунктов, позволяющих выполнять над объектом, на котором вы щёлкнули (в нашем случае над иконкой «Мой компьютер»), различные действия. В списке непременно будет самый важный пункт, присутствующий почти во всех контекстных меню в компьютере, который называется «Свойства». Нажмите на нем уже ЛЕВОЙ кнопкой мыши, и в открывшемся окне вы увидите всю необходимую информацию. Сделать это надо прям сейчас, ибо потом, после сбоя, доступ к этой информации может закрыться. Левая кнопка мыши это та, которая основная.

Кстати, большинство ещё мышь неправильно держит. Указательный палец должен всегда чуть касаться левой кнопки, а средний — правой, при этом мышь должна располагаться перпендикулярно переднему краю стола и быть параллельна вашей руке. Тогда вы не будете каждый раз перед нажатием кнопки смотреть на мышь, чтобы поставить пальцы туда, куда нужно, а курсор будет перемещаться по экрану в ожидаемом направлении, а не в непредсказуемом.

Ещё один момент. Если у вас произошла какая-то ошибка и что-то выскочило на экране, и вы хотите узнать причину у знакомого компьютерщика по телефону, то будьте готовы прочитать выскочившее сообщение, даже если оно написано по-английски. Ни правильности произношения ни скорости от вас не требуется. Читайте всё как русский текст в латинской транслитерации. Вас всё равно поймут. Если вы, не читая, нажали «ОК», то можете уже никому никуда не звонить…

Полезный совет: Если на дворе 2005-й год, а вам дают работать на компьютере Pentium с частотой не более 300 МГц и четырнадцатидюймовым монитором, наденьте этот монитор на голову вашего начальника. Вы не только не дождетесь от него достаточных денег — вы задолбаетесь с таким компом, и не только по причине его тугодумности. На нем просто не будут работать наиболее удобные и стабильные версии используемых вами программ, значительно повышающих производительность вашего труда и облегчающие его! Сажать за такие компьютеры сотрудников — это значит не уважать их труд и быть недальновидным руководителем. Последнее проверено тысячи раз, но многие руководители всё ещё тупят и тупят…

Глава 2. Не форматируйте текст пробелами!

Это, пожалуй, самая распространённая и самая грубая ошибка! Если хоть в одном месте документа вы поставили хотя бы 2 пробела подряд — вы допустили криминал. Пробел в любом случае должен отделять только слово от слова, а не слово от другого пробела! Пробел в компьютере и пробел на печатной машинке — абсолютно разные вещи. Пробел на печатной машинке — это, фактически, такой же знак, той же ширины, только он не имеет изображения. Пробел в компьютере — это команда, которая указывает компьютеру место разделения слов. Пробел не имеет постоянной ширины. В зависимости от многих факторов пробел может быть шире и уже. Он ни на йоту не приспособлен ни для центрирования заголовков, ни для абзацных отступов, ни для любого другого смещения текста.

Для выполнения вышеперечисленных действий имеются гораздо более удобные инструменты. Прежде всего, это 4 кнопки форматирования текста по левому краю, правому краю, ширине и центру, располагающиеся на панели форматирования сверху от страницы вашего текста. Они форматируют тот абзац, в котором стоит текстовой курсор, или ту часть текста, которая выделена. Названия любых кнопок можно прочитать, наведя на них курсор мыши и подождав пару секунд появления подсказки.

Надеюсь, с выделением текста трудностей не будет — нажмите на левую кнопку мыши перед буквой текста, предназначенного для выделения, протащите курсор нажатым через весь текст, и отпустите кнопку мыши после последней буквы. Фрагмент станет выделенным, и его можно будет форматировать, копировать, удалять, и делать с ним любые другие вещи. Чтобы снять выделение, просто щелкните в любом месте документа левой кнопкой мыши.

Сразу всю строку или несколько целых строк можно выделить, нажав левую кнопку мыши и проведя ею по полям слева от текста. Одно слово можно выделить, сделав на нем сдвоенный щелчок левой кнопкой мыши, а весь абзац — строенный щелчок той же кнопкой.

И разверните, наконец, окно Word во весь экран! И документ внутри Word тоже! Для смены режимов «развёрнуто на весь экран / полусвёрнуто» предназначена средняя кнопка в правом верхнем углу каждого окна, слева от кнопки закрытия окна.

Глава 3. Где искать кнопки форматирования?

Ниже представлен рисунок шапки редактора Word 2003. Красным фоном отмечены кнопки на панелях, которые нам понадобятся в первую очередь для правильного форматирования документа. Расположение кнопок и панелей у вас может быть другое, но я рекомендую для начала настроить панели именно так.

Сразу под строкой меню расположена стандартная панель, а еще ниже, под ней — панель форматирования. Панели можно перемещать, схватив мышкой за левую её область, а кнопки — схватив за неё мышкой при нажатой клавише «Alt».

Замечу, что в новой версии Word 2013 панель выглядит по другому, но все кнопки тоже в наличии:

Если вы в Word 2003 не нашли кнопок форматирования на панели форматирования сверху от страницы вашего текста, проверьте, отображается ли панель форматирования (Вид → Панели инструментов → Форматирование), и если отображается, а кнопок нет, попробуйте нажать стрелочку, нарисованную в правой части этой панели, и поискать нужные кнопки там (может, не всё уместилось на экране). Если же нужных кнопок и там нет, выберите имеющийся там пункт «Добавить или удалить кнопки → Форматирование», и включите соответствующие кнопки там.

Кстати, запись «Вид → Панели инструментов → Форматирование» означает, что вы должны сначала открыть пункт меню «Вид», затем в открывшемся списке открыть пункт «Панели инструментов», и так далее, пока не закончится вся запись. Кроме пунктов меню в запись могут входить вкладки открывшихся окон, разделы на вкладках и даже отдельные опции в разделах. Для незнающих, что такое меню: меню — это строка слов под самым заголовком окна Word, начинающаяся словами «Файл, Правка, Вид...» Нажатие на эти слова вызывает открытие ниспадающих вложенных меню, для каждого слова разных, и т.д.

Вышеописанный способ включения панели и добавления на неё кнопок работает во всех современных версиях Word до Word 2003 включительно, и одинаков для всех панелей, а не только для панели форматирования. Настройка панелей и кнопок — ваша прямая обязанность, а не обязанность обслуживающего вас компьютерщика, поэтому извольте сесть и разобраться!

Если вы работаете в старых версиях Word, или предпочитаете работу через контекстные меню, щелкните правой кнопкой мыши на любой кнопке любой уже отображенной панели. Откроется список панелей, в котором галочками будут отмечены уже отображенные панели. Для отображения скрытой панели просто щелкните в этом списке на ее названии. Отсутствующие же на отображённой панели кнопки можно вытащить, выбрав в конце списка панелей пункт «Настройка…». Откроется окно, в котором следует выбрать вкладку «Команды». Затем выбрать в левом поле пункт «Формат» а в правом схватить мышкой нужную кнопку, и перетащив её на нужную панель в нужное место, отпустить кнопку мыши. Кнопка встанет там, где вы ее отпустили. Поупражнявшись некоторое время с перетаскиванием вы поймете, как это делается.

Глава 4. Дополнительное форматирование. Невидимые таблицы.

Не всё можно сделать кнопками форматирования. Только прижать текст влево или вправо, выровнять его по ширине и отцентрировать заголовок. А очень часто требуется блок текста, выровненный по своему левому краю, расположить в правой части листа. Это проще всего делается с помощью невидимых таблиц.

В Word 2003 yа панели «Стандартная», расположенной рядом (обычно чуть выше) с панелью форматирования, есть кнопка «Добавить таблицу…». В старых версиях Word Она присутствует, если текстовый курсор вашего документа не стоит внутри уже созданной вами таблицы, ибо там, в отличие от последних версий, нельзя создать таблицу внутри таблицы. Если кнопки всё равно нет, заставьте её появиться описанным в предыдущей главе способом. Это сделать просто, и все жалобы типа «её там нигде нет» или «она не добавляется на панель» не принимаются. Перечитайте предыдущую главу и сделайте все так, как там написано. Упритесь рогом, в конце концов! Там всё есть!

В Word 2007 и более поздних кнопка вставки таблицы расположена на вкладке «Вставка» в группе «Таблицы»

Нажав на эту кнопку, в открывшемся окне нажимаем левой кнопкой мыши в левом верхнем квадратике, и не отпуская тянем его по диагонали вправо вниз, пока количество закрашенных квадратиков по горизонтали и вертикали не станет равным требующемуся количеству столбцов и строк в таблице (в нашем случае достаточно двух столбцов и одной строки). Количество строк всегда можно легко увеличить впоследствии. Можно изменить и количество столбцов, но это сделать сложнее. После достижения необходимого количества строк и столбцов отпускаем кнопку. Таблица появляется в том месте, где стоял текстовый курсор.

Теперь ее надо сделать невидимой, так как мы ее используем только для правильного размещения блока текста. Для этого выделяем всю таблицу целиком (так же, как строки текста, проведя нажатой мышкой слева на полях вдоль всех строк таблицы, или нажав на крестик, появляющийся в левом верхнем углу таблицы при наведении на нее мышки). После этого на панели форматирования находим кнопку визуализации границ. Она имеет подсказку, различающуюся в зависимости от текущего режима кнопки, но в любом случае там есть слово «граница».

Если кнопка находится не в режиме «Нет границ», то в ее правой части находим стрелочку вниз и нажимаем ее. В открывшихся вариантах этой кнопки находим вариант «Нет границ» и нажимаем его. Выделенная таблица становится серенькой. Это значит, что при распечатке ее не будет видно. Если таблица исчезла совсем, надо включить пункт меню «Таблица → Отображать сетку». Для отображении сетки в Word 2007 и более поздних, следует при установленном курсоре внутри таблицы перейти на появившуюся вкладку «Макет» в группе контекстных вкладок «Работа с таблицами», и а группе «Таблица» нажать кнопку «Отобразить сетку».

Итак, теперь мы имеем таблицу, состоящую из двух столбцов. Пишем в правом столбце всё, что нам надо, применяем к тексту нужное нам выравнивание, а потом, перетаскивая мышкой вертикальную черту, разделяющую столбцы, выставляем левый край текста там, где нам нужно. Черта будет перемещаться, если вы нажали на нее мышкой тогда, когда курсор имел вид горизонтальной двунаправленной стрелки. Это происходит при точном позиционировании курсора мыши над чертой. После нажатия должна появиться вертикальная пунктирная линяя, как бы продолжающая вертикальную черту вверх и вниз до конца экрана. Если она не появилась, следует отпустить и снова нажать кнопку мыши.

Перетаскивание вертикальной черты, разделяющей столбцы, имеет несколько режимов:

  • По умолчанию, при перетаскивании вертикальной черты, левый и правый столбик соответственно изменят свою ширину. Ширина всей таблицы и остальных столбцов (если они есть) не изменится.
  • Если вы нажали кнопку мыши при нажатой клавише Shift, то будет изменяться только размер левого столбца, а всё, что находится справа, будет жёстко двигаться вместе с нашей вертикальной линией. Таким образом, меняя ширину столбца слева, мы меняем ширину всей таблицы. Следите, чтобы правый край таблицы не уехал за границы печатной области!
  • Если вы нажали кнопку мыши при нажатой клавише Ctrl, то при перемещении черты правая граница таблицы останется на своем месте, но размеры всех столбцов справа пропорционально изменят свою ширину.
  • Нажатие на клавишу Alt отключит ступенчатое перемещения вертикальной линии, позволив не привязывать её позицию к невидимой сетке. Нажатие на эту клавишу можно совмещать с нажатиями на клавиши Shift или Ctrl, что будет включать комбинированные режимы. Еще нажатие на Alt можно использовать, если таблица после перетаскивания вертикальной линии самостоятельно пытается установить свою ширину и ширину всех своих столбцов. Такое у нее бывает. При отключении привязки к невидимой сетке глюк пропадает

Заключение

С помощью невидимых таблиц и кнопок форматирования можно творить с текстом документа всё, что угодно. Ячейки таблицы можно объединять, выделив их, щелкнув на выделении правой кнопкой мыши, и выбрав в открывшемся контекстном меню текущего выделения пункт «Объединить ячейки». Через то же меню можно выровнять текст в выделенных ячейках не только по горизонтали, но и по вертикали, выбрав пункт «Выравнивание в ячейке». В том же контекстном меню можно положить текст в ячейках на бок, разбить ячейку на несколько и т.п.

Обычно с помощью таблиц делают шапку документа и подписи. Шапку — потому что положено в левой части писать город, а в правой — кому, или блок «Утверждаю», и этот блок текста форматировать по левому краю (а располагать справа). А подписи, потому что они тоже часто располагаются в 2 столбца.

Имеет смысл вообще делать таблицу для подписей с 11 столбцами. Столбцы с 1-го по 5-й для левой подписи, 6-й для разделения левой и правой подписи, а с 7-го по 11-й для правой подписи. По каждому из пяти столбцов каждая подпись распределяется так: должность, промежуток, ячейка для подписи, промежуток, фамилия. Причем в ячейке для подписи делается видимой нижняя граница (используя ту же кнопку, какую мы использовали, когда делали таблицу невидимой, но выбрав режим кнопки «Нижняя граница» ).

Итак, всё, что требуется в первую очередь от наборщика текста, это:

  1. Не форматировать текст пробелами
  2. Для форматирования использовать кнопки форматирования и невидимые таблицы.

В следующей части я изложу второстепенные правила и рекомендации по оформлению документов.